E-posten tar allt mer och mer tid från de som har ett kontorsarbete. På Volvo PV bestämde man sig för att satsa på internkommunikation och lät 8000 tjänstemän gå en kurs i hur man ska hantera e-posten internt. Satsningen gick lös på inte mindre än 37 miljoner kronor.

Det låter som mycket pengar, 37 miljoner för att människor ska lära sig hur man ska mejla. Men jag tror att man tjänar på det i det långa loppet, för vem blir glad över mejl som dimper ner i inkorgen som man inte förstår något av?

Varenda dag får jag mejl som jag inte förstår ett skvatt av. Antingen förstår jag inte för att personen som författat mejlet har skrivit väldigt otydligt och utgår från att man redan vet hälften av någon ny rutin. Eller så förstår jag inte för att avsändaren skriver som en kratta och har inte vett att använda punkter, kommateringar och stora bokstäver. Men väldigt ofta får jag mejl på jobbet som jag inte borde ha, informationen i mejlen rör inte mitt arbetsområde. För att vara på "den säkra sidan" så har man adresserad mejlet till 100 personer i stället för till de 20 personer som faktiskt berörs av mejlet. Information overload, blinkar det i min hjärna då.

Det går mycket tid till att läsa mejlen. Tid som man måste ta från något annat som man hade kunnat göra. Det tar tid att förstå mejlen och att förstå om man behöver informationen som är skriven. Det kanske är värt 37 miljoner att lära folk att mejla med eftertanke. Ett långsiktigt tänk för att vårda en viktig kommunikationskanal och skapa effektivitet i arbetet.

Läs mer om Volvo PV:s satsning här.